Hinweisgebermeldestelle

Wir können eine Hinweisgebermeldestelle für Sie bei uns einrichten

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist da. Beschäftigungsgeber müssen die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und eine interne Meldestelle für Ihre Beschäftigten einrichten.

Hinweisgeber oder auch Whistleblowing genannt, versteht man das Melden von Hinweisen. Es beschreibt die Mitteilung oder Veröffentlichung von Informationen über Missstände in Unternehmen und öffentlichen Stellen.

Hinweise von Whistleblowern helfen Missstände, Verstöße und illegale Machenschaften in Unternehmen aufzudecken und die Gesellschaft zu schützen. Ein Hinweisgeber kann prinzipiell jede natürliche Person sein, die Informationen über Verstöße oder illegale Vorgänge einer juristischen Person besitzt und diese Hinweise an interne oder externe Meldestellen weitergibt.

Dazu sollen Unternehmen eine interne Meldestelle für Ihre Beschäftigten einrichten. Die externe Meldestelle wird vom Bundesamt für Justiz errichtet.

Da auch das Nichtbereitstellen erforderlicher Meldekanäle mit Sanktionen belegt ist, sollten Sie diese rechtzeitig einrichten und Prozesse zum Umgang mit eingehenden Meldungen definieren. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Möglichkeit vor, den internen Meldekanal durch einen geeigneten Dienstleister betreiben zu lassen.

Eine Anonymisierung der Meldung ist nicht zwingend erforderlich, kann die Hemmschwelle aber deutlich verringern. Das Gesetz soll den Hinweisgeber schützen und zu keinen Nachteilen durch die Meldung im Unternehmen führen. Auch Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder dem Hinweisgeber vertraulich unterstützen, sind diskret zu behandeln.

Wer ist vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen sowie öffentliche und kirchliche Stellen ab 50 Beschäftigte dazu, interne Meldestellen für Whistleblower einzurichten. Darunter fallen

  • mittelständische und große Unternehmen aus der freien Wirtschaft
  • Gebietskörperschaften wie Landkreise, Gemeinden und kreisfreie Städte
  • öffentliche Einrichtungen wie Anstalten, Stiftungen und Behörden
  • kirchliche Beschäftigungsgeber sowie Einrichtungen in kirchlicher Trägerschaft

Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt am 2. Juli 2023 in Kraft. Betroffene Beschäftigungsgeber müssen deshalb schnell handeln:

  • Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten sowie öffentliche und kirchliche Stellen ab 50 Beschäftigte müssen unverzüglich handeln und Meldekanäle bis Inkrafttreten des Gesetzes etablieren.
  • Die Schonfrist für kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten endet am 17. Dezember 2023.

Für diese Themenbereiche ist es relevant

Das Hinweisgeberschutzgesetz findet auf Verstöße in vielen unterschiedlichen Bereichen Anwendung, unter anderem in den folgenden:

  • Straftaten nach dem Strafgesetzbuch
  • Bestimmte Ordnungswidrigkeiten
  • Unternehmensbesteuerung/Geldwäsche
  • Datenschutz
  • Öffentliches Auftragswesen
  • Finanzdienstleistungen
  • Produkt-, Lebensmittel- und Verkehrssicherheit
  • Nukleare Sicherheit
  • Umweltschutz
  • Öffentliche Gesundheit
  • Verbraucherschutz

Um empfindliche Bußgelder zu vermeiden, sollten Sie ein Meldeverfahren in Ihrem Unternehmen für Ihre Beschäftigten umsetzen. Zunächst gilt es festzustellen, welche Meldekanäle für Ihr Unternehmen geeignet sind. Zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes können Meldekanäle etwa per Telefon oder E-Mail sowie digitale Hinweisgebersysteme eingerichtet werden.

Welche Rolle spielt der Datenschutz?

Da durch die Entgegennahme von Meldungen durch Hinweisgeber in der Regel personenbezogene Daten verarbeitet werden, spielt beim Hinweisgeberschutzgesetz der Datenschutz eine wichtige Rolle. Berücksichtigt werden sollten insbesondere folgende Punkte:

  • Der Betreiber einer internen Meldestelle oder der externe Dienstleister muss sicherstellen, dass seine Vertrauensperson keinem Interessenkonflikt unterliegt und kein Mangel an Integrität, Vertraulichkeit oder Unabhängigkeit besteht.
  • Hinsichtlich der Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich, um potenziell hohe Risiken für die betroffenen Personen zu erkennen und einzudämmen.
  • Bei digitaler Entgegennahme von Meldungen muss die erforderliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet sein bzw. ermöglicht werden.
  • Der Hinweisgeberschutz vor missbräuchlicher Ausnutzung von DSGVO-Betroffenenrechten, wie vor der Offenlegung seines Namens durch ein Auskunftsersuchen, muss gewährleistet sein.
  • Hinsichtlich der Löschung von Meldungen und damit zusammenhängender Dokumente sieht das Gesetz eine regelmäßige Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vor, jedoch ist eine weitergehende Aufbewahrung im Einzelfall bis zum Wegfall der Erforderlichkeit zulässig.

Was ist zu beachten?

  • Die beauftragte Person muss unabhängig, ohne Interessenkonflikt und fachkundig sein.
  • Der Eingang einer Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.
  • Die inhaltliche Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.
  • Möglichkeit bieten für textliche und mündliche Hinweisgebung (z.B. Videocall, Textform)
  • Kontakt soll bis zum abschließenden Ergebnis aufrecht gehalten werden.
  • Hinweise müssen die Vertraulichkeit und Integration gewährleisten.
  • Zur Dokumentation sind die Hinweise bis zu 3 Jahre aufzubewahren.

Um alle Vorgaben nachzukommen, können wir Sie gerne individuell unterstützen.

Haben Sie noch keine Hinweisgebermeldstelle?
Wir richten Ihnen eine Hinweisgebermeldestelle bei uns ein und verwalten diese.

Im Paket enthalten:

  • Vorgefertigtes E-Mail Rundschreiben zur Info für Ihre Beschäftigten
  • Tägliche Überwachung + Beantwortung von Meldungen oder Anfragen
  • Gesetzliche Bestimmungen werden eingehalten (Aufbewahrungspflicht + Sicherung)
  • Zudem erfüllt unsere Lösung die oben genannten Bedingungen
Möchten Sie eine Hinweisgeberstelle bei uns einrichten lassen?